Para iniciar me gustaría dar una explicación breve de lo que es el respaldo de información, que no es más que el proceso de copiar información de la empresa en un dispositivo físico, o bien, en la nube con el fin de poder recuperarlos en caso de algún tipo de desastre. El 31 de marzo quedó estipulado el Día Mundial del Back Up por World Back Up Day, como iniciativa a manera de concientizar a personas y empresas sobre la importancia de respaldar la información, ya que no es una opción para las organizaciones realizarlo, sino su única opción para no perder sus datos.
De acuerdo a World Back Up Day, estamos alcanzando 1.8 zettabytes de información (un zettabyte corresponde a 1 billón de terabytes), por lo que realmente el back up o respaldo, se vuelve la prioridad número uno para salvaguardar los datos.
En el pasado han ocurrido eventos que han sido noticia a nivel mundial, como el ataque a las Torres Gemelas en Nueva York, Estados Unidos, en donde miles de datos quedaron calcinados, perdidos, sin poder recuperarse, debido a una falta de educación de respaldo de la información por parte de las empresas, y esto no queda allí, pues las consecuencias pueden ser fatales, se quedan sin comprobantes de todo un proceso y ciclo de vida empresarial.
Un desastre natural también puede provocar grandes pérdidas de datos, por lo que es indispensable hacer conciencia y crear un programa diario de respaldo de información, es necesario resguardar y hacer copia de todo el trabajo que se realiza en las diferentes áreas de la empresa, desde la recepción, facturación, finanzas, administración, ventas, etc.
Se estima que más del 77% de las empresas han sufrido pérdida de información, por no contar con un plan de respaldo.
¿Cómo puedo diseñar un plan de respaldo adecuado?
Primero que nada debemos seleccionar la información privilegiada para la empresa para luego elegir el medio más adecuado para generar el respaldo, éste puede ser a través de un software de duplicación de la información, o bien en la nube, esta última podría ser la más recomendada ante un desastre catastrófico. Es importante que ambos casos cuenten con extrema protección de la información, por lo que se recomienda utilizar algún tipo de herramienta que garantice la integridad de los datos.
Por otro lado, se debe programar un periodo corto, en el que se esté respaldando la información, si pueden realizarlo de manera diaria sería de gran ayuda para garantizar la actualización de todos los movimientos que se realicen en la empresa.
Efectuar respaldo en la nube podría resultar muy satisfactorio, pues no se depende de ningún tipo de dispositivo propio para acceder a la información de la empresa, es decir, si requiero consultar algún dato, basta con un usuario y contraseña, y desde cualquier lugar y dispositivo puedo realizar la consulta.
Gracias a la continua innovación tecno-lógica podemos contar con herramientas sofisticadas que nos ayudan en nuestro día a día para salvaguardar los activos fijos de nuestras organizaciones.
A continuación se presentan de manera más detallada los pasos claves para un buen respaldo de la información:
¿Qué vamos a respaldar?
Se debe definir qué información es crítica, porque cuando hacemos un respaldo normalmente los usuarios bajan instaladores, música e imágenes, y no es buena práctica subir toda esa información al storage que se define, ya que se puede saturar el espacio de almacenamiento.
Es necesario también definir las carpetas, especificarles con exactitud a los usuarios cuáles serán las carpetas que serán usadas para guardar los archivos de gran relevancia para la organización, y de esta forma se evita utilizar también el espacio.
¿En dónde lo vamos a respaldar?
Definir un storage, en la nube o local (servidor físico) para tener la comunicación entre clientes (estaciones de trabajo) y servidores, dependiendo el sistema de respaldo que se maneje, se pueden mencionar a UltraBac o back up everything que son de los más accesibles en el mercado.
¿Cada cuándo lo vamos a respaldar?
Es indispensable definir las fechas en las que se van a llevar a cabo los respaldos, puede ser semanal, quincenal o diario, dependiendo del tipo de respaldo que se vaya a implementar (un respaldo full, incremental o diferencial).
- Respaldo full: cuando se lleva toda la información que está dentro de la carpeta que se va a respaldar.
- Incremental: se puede definir que se va a ir respaldando diariamente, pero sólo se va a sobre escribir.
- Diferencial: va sumando las modifica-ciones y archivos nuevos que se van creando diariamente durante el horario laboral.
Un buen sistema de respaldo se basa primero en la cantidad de información que se va generando día con día en la organización, pero para pequeños flujos de información se recomienda un servidor de archivos, para medianos flujos puede ser una NAS (Network Attached Storage) y en la actualidad muchas de las grandes empresas inmersas en el big data, implementan una SAN (Storage Area Network).
La mayoría de las empresas y usuarios creen que guardar sus archivos en discos duros, memorias USB o DVD es lo más rápido y seguro, pero cabe la posibilidad de que estos dispositivos resulten dañados y dejan imposibilitada la consulta de la información, por lo que sería una buena práctica usar la nube, al día de hoy sólo el 30% la utiliza, pero sin duda en un futuro será la única forma de asegurarnos de poder tener acceso a ella independientemente de cualquier circunstancia fuera de nuestras manos.
